HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG MỘT CỬA
Phân hệ quản lý yêu cầu người học
Tài liệu dành cho sinh viên – Trường Khoa học liên ngành và Nghệ thuật
Hệ thống “Hỗ trợ Hành chính một cửa” hay còn gọi ngắn gọn là Hệ thống một cửa
là phần mềm giúp cho sinh viên có thể gửi các yêu cầu tới các đơn vị chức năng của
Trường thay vì phải mang đơn (yêu cầu) tới trực tiếp tới các đơn vị đó. Sinh viên có thể
theo dõi tiến độ giải quyết các yêu cầu đó trên hệ thống này (tiến độ được xác định bởi
“tình trạng” (trạng thái) của yêu cầu: đã phân công, đang thực hiện, đã xong, đã hủy).
Khi yêu cầu đã được giải quyết xong (ở trạng thái đã xong) sinh viên có thể tới
Trường để nhận kết quả (với nhưng yêu cầu có trả lại kết quả: ví dụ yêu cầu cấp bảng
điểm, xin giấy chứng nhận,…) hoặc sinh viên biết được rằng yêu cầu của mình đã được
chấp thuận và đã giải quyết xong (đối với những yêu cầu không cần trả về kết quả, ví
dụ: yêu cầu sửa thông tin, yêu cầu phúc khảo bài thi, ….)
Đối với các cán bộ phòng chức năng, thông qua hệ thống này có thể tiếp nhận
những yêu cầu của sinh viên (chức năng được phân công cho từng cá nhân xử lý); xử lý,
chuyển đổi trạng thái và tạo ra kết quả xử lý đối với từng yêu cầu của sinh viên.
Thông qua hệ thống này, sinh viên và cán bộ phòng ban có thể tạo và thực hiện
các yêu cầu sau:
o Cấp Giấy chứng nhận (sinh viên, học bổng, xin visa, tạm trú, hoãn nghĩa vụ
quân sự....)
o Cấp bảng điểm.
o Cấp giấy xác nhận để làm lại thẻ sinh viên.
o Cấp giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời.
o Cấp giấy xác nhận điểm rèn luyện
o Giấy giới thiệu sinh viên
o Quyết định Bảo lưu
o Quyết định tiếp tục học (sau bảo lưu)
o Quyết định thôi học
o Cấp Giấy đăng ký làm vé xe buýt
o Cấp giấy xác nhận xin trợ cấp xã hội
o Cấp giấy xác nhận để vay vốn ngân hàng
o Chuyển khóa học
o Hoãn thi.
o Hoãn nộp học phí
o Phúc khảo bài thi
o Yêu cầu sửa / giải đáp thông tin
1. Đăng nhập hệ thống
Để vào hệ thống, Sinh viên vào trực tiếp tại địa chỉ:
https://siser.sis.vnu.edu.vn hoặc địa chỉ http://112.137.132.5/#1
Giao diện đăng nhập của hệ thống như hình 1 dưới đây:
Hình 1: Giao diện đăng nhập của hệ thống
Sinh viên đăng nhập vào hệ thống bằng cách nhập “Tên đăng nhập” và “Mật khẩu” vào
khung đăng nhập của hệ thống, sau đó nhấn nút “Enter” hoặc bấm vào nút “
”.
Lưu ý 1: “Tên đăng nhập” và “Mật khẩu” của sinh viên chính là tên đăng nhập và mật
khẩu từ email của VNU được Trường/ĐHQGHN cấp khi nhập học (tên đăng nhập – hay
tài khoản chính là mã sinh viên).
Lưu ý 2: Sinh viên nên tích vào ô “Ghi nhớ đăng nhập” nếu sử dụng máy tính cá nhân để
lưu trữ thông tin đăng nhập trong lần sử dụng sau.
Ví dụ: Sinh viên có tài khoản đăng nhập email của VNU là: “23090111@vnu.edu.vn”,
mật khẩu “ABC12345”, thì đăng nhập vào hệ thống với:
Tên đăng nhập: 23090111
Mật khẩu: ABC12345
Lưu ý 3: Mật khẩu email VNU được thông báo cho sinh viên (mật khẩu khởi tạo) trên
Portal đào tạo, sinh viên có thể tra cứu trên đó (nếu sinh viên chưa thực hiện đổi mật
khẩu).
2. Giao diện và các chức năng chính
Sau khi đăng nhập, giao diện sẽ như hình 2 dưới đây
Hình 2: Giao diện chính của hệ thống
Giao diện chính của hệ thống được minh họa trong hình 2, được chia làm 2 phần:
Vùng 1: vùng phía trên được khoanh màu tím, đây là vùng hiển thị những thông tin cơ
bản, chức năng cần thiết của hệ thống bao gồm:
- Menu: Nút ô vuông trắng, gạch ghi gần logo trường Khoa học liên ngành và Nghệ
thuật, bấm vào hiển thị các chức năng chính của hệ thống
Trang tổng hợp: tương đương với chức năng về trang chủ (xem “Về trang
chủ”).
Quản lý yêu cầu: đây là chức năng chính, Sinh viên tạo yêu cầu và xem
danh sách yêu cầu của chính mình (tham chiếu phần 3.).
Hỗ trợ: Thông tin hỗ trợ khi cần thiết.
- Về trang chủ: logo Trường Khoa học liên ngành và Nghệ thuật, bấm vào quay về
giao diện chính của hệ thống.
- Cấu hình: Bấm vào để cấu hình các tiện ích trong giao diện chính của hệ thống.
- Tài khoản người dùng: hiển thị tên tài khoản người dùng hiện thời
- Đăng xuất: Bấm vào để thoát khỏi hệ thống và quay trở lại trang đăng nhập.
Vùng 2: Vùng còn lại không được khoanh màu tím, đây là vùng hiển thị các tiện ích của
hệ thống. Ví dụ như
- Đồng hồ: hiển thị đồng hồ đếm thời gian ngày, giờ hiện tại.
- Chào mừng: Thông tin hệ thống.
- Danh mục yêu cầu (hoặc Xử lý yêu cầu): Hiển thị ngắn nội dung yêu cầu của sinh
viên đã gửi.
…..
3. Tạo yêu cầu
Muốn tạo yêu cầu mới, sinh viên làm theo các bước sau đây:
(Ghi chú: Các chức năng / dịch vụ có thể mở / đóng tùy quy định tại thời điểm nào đó
của trường)
Bưi 1: Vào “Menu/Quản lý yêu cầu/Tạo yêu cầu”.
Giao diện tạo yêu cầu sẽ như hình 3 dưới đây:
Hình 3: Giao diện tạo yêu cầu
Bưc 2: Chọn yêu cầu tương ứng từ menu bên trái.
Giao diện tạo yêu cầu chi tiết (minh họa) như hình 4 dưới đây:
Hình 4: Giao diện tạo yêu cầu chi tiết
Bưc 3: Cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết (cụ thể với từng yêu cầu – xem các mục
phía dưới).
Ghi chú: Với những yêu cầu có thể phải kèm các minh chứng (ví dụ xin nghỉ học có thời
hạn – bảo lưu; sinh viên chụp ảnh, hoặc scan,… các giấy tờ đó để có file minh chứng, rồi
đính kèm yêu cầu theo các bước thực hiện sau:
- Trong mục “Tệp đính kèm”, chọn , sau đó chọn tệp minh chứng muốn
đính kèm,
- Nếu có thêm minh chứng khác, sinh viên bấm nút “Add file” để mỏ thêm nút “Choose File”
và chọn tiếp tệp như trên,
- Bấm “Upload” để gửi tệp minh chứng lên hệ thống (việc này hoàn tất mới thực hiện bấm
nút lệnh “Ghi”
Bưc 4: Bấm nút “Ghi” để gửi yêu cầu của mình đến nhà trường.
Sau khi bấm “Ghi”, yêu cầu đã được gửi thành công. Hệ thống sẽ tự động chuyển
sang giao diện “Danh mục yêu cầu” xem các yêu cầu đã được tạo. Sinh viên kiểm
tra trạng thái yêu cầu của mình gửi ở đó. (Tham chiếu mục 4: Danh mục yêu cầu).
Cách thực hiện yêu cầu cụ thể, sinh viên tham khảo các ví dụ sau:
Ví dụ 1: Sinh viên xin cấp giấy “Chứng nhận sinh viên” s làm như sau:
Bước 1: Chọn mục “Menu/Quản lý yêu cầu/Tạo yêu cầu”.
Bước 2: Chọn mục “1. Chứng nhận sinh viên” từ menu bên trái.
Bước 3: Chọn chương trình đào tạo : Chính quy bằng thứ nhất hay chương trình
bằng thứ 2 (bằng kép).
Bước 4: Chọn loại chứng nhận trong danh sách bên phải
Bước 5: Chọn số bản tiếng Việt và số bản tiếng Anh
Bước 6: Điền lý do; Lưu ý nếu lý do chưa được liệt kê ở các mục trên thì mục này
sinh viên ghi rõ mục đích xin giấy chứng nhận.
Ví dụ: Lý do “Chứng nhận để tham gia Hoạt động tình nguyện”
Bước 7: Bấm “Ghi”.
Hình 5: Ví dụ xin chứng nhận là sinh viên của trường
Ví dụ 2: Sinh viên xin cấp bng đim hc tập
Bước 1: Chọn mục “Menu/Quản lý yêu cầu/Tạo yêu cầu”.
Bước 2: Chọn mục “ Cấp bảng điểm” từ menu bên trái.
Bước 3: Điền đầy đủ thông tin cần thiết:
o Chon chương trình đào tạo của sinh viên cần cấp bảng điểm
o Chọn in bảng điểm tất cả các k, hay từng k 1. Nếu chọn từng k Sinh
viên phải đánh dấu vào k mình muốn xin ở bên dưới.
o Chọn loại bảng điểm: Bảng Chữ hệ số 4 theo thang điểm ABC, hay Số hệ
số 10 theo thang điểm 10 phẩy.
o Chọn số bản tiếng Việt và số bản tiếng Anh
o Điền lý do. Ví dụ: “Xin học bổng”
Bước 4: Bấm “Ghi”.
Hình 6: Ví dụ xin cấp bảng điểm.
Ví dụ 3: Sinh viên đề nghị được hoãn thi
Bước 1: Chọn mục “Menu/Quản lý yêu cầu/Tạo yêu cầu”.
Bước 2: Chọn mục “Đề nghị Hoãn thi” từ menu bên trái.
Bước 3: Điền đầy đủ thông tin cần thiết:
o Chọn chương trình đào tạo của sinh viên
o Nhập thông tin môn thi: Mã học phần, tên học phần, ngày thi (*)
o Tên giảng viên giảng dạy học phần
o Điền lý do đề nghị hoãn thi (*)
o Đính kèm các minh chứng hợp lệ cho việc hoãn thi (ví dụ: giấy xác nhận
được cử đi công tác, giấy xác nhận đang điều trị bệnh của bệnh viện,..)
Bước 4: Bấm “Ghi”.
Hình 7: Ví dụ đề nghị Hoãn thi.
Ví dụ 4: Sinh viên đề Phúc kho thi
Bước 1: Chọn mục “Menu/Quản lý yêu cầu/Tạo yêu cầu”.
Bước 2: Chọn mục “Phúc khảo bài thi” từ menu bên trái.
Bước 3: Điền đầy đủ thông tin cần thiết:
o Chọn chương trình đào tạo của sinh viên
o Nhập thông tin học phần cần phúc khảo: Mã học phần, tên học phần, ngày
thi (*)
o Tên giảng viên giảng dạy học phần
o Điền lý do đề nghị hoãn thi (*)
o Đính kèm các minh chứng hợp lệ cho việc hoãn thi (ví dụ: giấy xác nhận
được cử đi công tác, giấy xác nhận đang điều trị bệnh của bệnh viện,..)
Bước 4: Bấm “Ghi”.
Hình 8: Ví dụ đề nghị phúc khảo bài thi.
Ví dụ 5: Sinh viên đề gia hạn (hoãn) nộp hc phí
Bước 1: Chọn mục “Menu/Quản lý yêu cầu/Tạo yêu cầu”.
Bước 2: Chọn mục “Hoãn nộp học phí” từ menu bên trái.
Bước 3: Điền đầy đủ thông tin cần thiết:
o Chọn chương trình đào tạo của sinh viên
o Năm và học k đề nghị hoãn
o Hoãn thời gian nào (Mục đến ngày)
o Điền lý do đề nghị hoãn thi (*)
Bước 4: Bấm “Ghi”.
Hình 9: Ví dụ đề nghị Hoãn nộp học phí.
Ví dụ 7: Sinh viên đề nghị xác nhận xin trợ cấp xã hội
Bước 1: Chọn mục “Menu/Quản lý yêu cầu/Tạo yêu cầu”.
Bước 2: Chọn mục “Xác nhận trợ cấp xã hội” từ menu bên trái.
Bước 3: Điền lý do xin xác nhận (*)
Bước 4: Đính kèm minh chứng (nếu có)
Bước 5: Bấm “Ghi”.
Hình 10: Ví dụ đề nghị Xác nhận trợ cấp xã hội.
Ví dụ 8: Sinh viên đề nghị xác nhận Vay vốn ngân hàng
Bước 1: Chọn mục “Menu/Quản lý yêu cầu/Tạo yêu cầu”.
Bước 2: Chọn mục “XN Vay vốn ngân hàng” từ menu bên trái.
Bước 3: Điền lý do xin xác nhận (*)
Bước 4: Chọn đúng mức học phí theo tháng mình đang đóng
Bước 5: Bấm “Ghi”.
Chú ý: Để được cấp giấy Xác nhận cho yêu cầu này, hệ thống cần phải có thông
tin đầy đủ về CMND/CCCD, ngày nhập học của sinh viên. Do vậy sinh cần nhập các
thông tin này trong mục “Cập nhật Hồ sơ” (nếu trước đó chưa thực hiện) trước khi thực
hiện yêu cầu này.
Hình 11: Ví dụ đề nghị Xác nhận Vay vốn ngân hàng
Ví dụ 9: Đề nghị Cấp lại thẻ sinh viên
Bước 1: Chọn mục “Menu/Quản lý yêu cầu/Tạo yêu cầu”.
Bước 2: Chọn mục “Cấp lại thẻ sinh viên” từ menu bên trái.
Bước 3: Điền lý do xin cấp lại (*)
Bước 4: Bấm “Ghi”.
Chú ý: Để được cấp giấy Xác nhận cho yêu cầu này, hệ thống cần phải có thông
tin đầy đủ về CMND/CCCD, ảnh thẻ (ảnh chân dung) của sinh viên. Do vậy sinh cần
nhập các thông tin này trong mục “Cập nhật Hồ sơ” (nếu trước đó chưa thực hiện) trước
khi thực hiện yêu cầu này.
Hình 12: Ví dụ đề nghị Cấp thẻ sinh viên
Ví dụ 10: Đề nghị Cấp Chứng nhận tốt nghiệp tạm thời
Bước 1: Chọn mục “Menu/Quản lý yêu cầu/Tạo yêu cầu”.
Bước 2: Chọn mục “CN tốt nghiệp tạm thời” từ menu bên trái.
Bước 3: Điền / xác định các thông tin:
o Chương trình đào tạo
o Số bản (tiếng Việt) cần cấp
o Lý do đề nghị cấp
Bước 4: Bấm “Ghi”.
Hình 13: Ví dụ đề nghị Cấp Chứng nhận tốt nghiệp tạm thời
Ví dụ 11: Đề nghị Nghỉ hc có thời hạn (bo lưu)
Bước 1: Chọn mục “Menu/Quản lý yêu cầu/Tạo yêu cầu”.
Bước 2: Chọn mục “Nghỉ hc có thời hạn” từ menu bên trái.
Bước 3: Điền / xác định các thông tin:
o Chương trình đào tạo
o Thời gian bảo lưu: Nghỉ từ ngày, Tới ngày (sinh viên chọn theo theo mốc
được đưa ra)
o Lý do đề nghị bảo lưu
o Đính kèm các minh chứng
Bước 4: Bấm “Ghi”.
Hình 13: Ví dụ đề nghị Bảo lưu
Ví dụ 12: Đề nghị Tiếp tục hc tập (sau bo lưu)
Bước 1: Chọn mục “Menu/Quản lý yêu cầu/Tạo yêu cầu”.
Bước 2: Chọn mục “Tiếp tục học” từ menu bên trái.
Bước 3: Điền / xác định các thông tin:
o Chương trình đào tạo
o Lý do đề nghị tiếp tục học
Bước 4: Bấm “Ghi”.
Hình 14: Ví dụ đề nghị tiếp tục học
Ví dụ 13: Đề nghị Thôi hc
Sinh viên cần phải hoàn thiện các mục trong phiếu thanh toán
Bước 1: Chọn mục “Menu/Quản lý yêu cầu/Tạo yêu cầu”.
Bước 2: Chọn mục “Xin thôi học” từ menu bên trái.
Bước 3: Điền / xác định các thông tin:
o Chương trình đào tạo
o Lý do đề nghị thôi học
o Đính kèm các minh chứng : Phiếu thanh toán, các quyết định liên quan
(nếu có)
Bước 4: Bấm “Ghi”.
Hình 15: Ví dụ đề nghị thôi học
Ví dụ 14: Đề nghị Xác nhận đ làm thẻ vé xe buýt
Bước 1: Chọn mục “Menu/Quản lý yêu cầu/Tạo yêu cầu”.
Bước 2: Chọn mục “Đề nghị làm vé xe buýt” từ menu bên trái.
Bước 3: Điền / xác định các thông tin:
o Tuyến xe buýt đăng ký làm vé tháng:
- Nếu một tuyến : Ghi rõ tuyến số mấy trong ô Một tuyến số
- Nếu liên tuyến, có sử dụng tuyến 54: chọn Liên tuyến và tuyến 54
- Liên tuyến thường (không bao gồm tuyến 54): chọn Liên tuyến
thường
o Nhập địa chỉ của sinh viên, Số điện thoại
o Nơi sinh viên nộp đơn và nhận thẻ xe buýt
Bước 4: Bấm “Ghi”.
Hình 16: Ví dụ đề nghị làm thẻ vé xe buýt
(Ghi chú: Khi nhận giấy xác nhận, sinh viên chuẩn bị ảnh 2x3 để dán và đóng dấu giáp
lai)
Ví dụ 15: Đề nghị Chuyn lớp khóa hc
Bước 1: Chọn mục “Menu/Quản lý yêu cầu/Tạo yêu cầu”.
Bước 2: Chọn mục “Chuyn khóa hc” từ menu bên trái.
Bước 3: Điền / xác định các thông tin:
o Chương trình đào tạo (hệ đào tạo)
o Khóa chuyển tới
o Lớp chuyển tới (mã lớp)
o Lý do đề nghị chuyển
Bước 4: Bấm “Ghi”.
Hình 17: Đề nghị Chuyển lớp khóa học
Ví dụ 16: Đề nghị sửa / giải đáp thông tin
Khi có thông tin về hồ sơ, điểm thi môn học, thông tin về học phí có sự nhầm lẫn hay cần
giải đáp, sinh viên có thể thực hiện theo yêu cầu này; các yêu cầu sẽ đươc chuyển tới cán
bộ của các phòng ban tương ứng để giải đáp. Yêu cầu về học phí hay về tài chính nói chung
sẽ được chuyển tới cán bộ Phòng Tài vụ (sinh viên phải đánh dấu chọn thuộc Lĩnh vực tài
chính); các yêu cầu khác về hồ sơ, điểm môn học…. sẽ được tự động chuyển tới nhân viên
của Phòng công tác sinh viên.
Bước 1: Chọn mục “Menu/Quản lý yêu cầu/Tạo yêu cầu”.
Bước 2: Chọn mục “Yêu cầu sửa thông tin” từ menu bên trái.
Bước 3: Điền / xác định các thông tin:
o Nội dung yêu cầu: Sinh viên nghi ngắn gọn, rõ ràng nội dung cần giải đáp
hoặc cần sửa (nội dung cũ (sai), thành nội dung mới (đúng))
Ví dụ 1: Đề nghị sửa ngày sinh trong hồ sơ, ngày sinh (sai) 9/2/2002 ngày
sinh đúng: 2/9/2002.
Ví dụ 2: Em đã nộp học phí học k 2, năm học 2021-2022 nhưng vẫn nhận
được thông báo chưa hoàn thành học phí.
o Đánh dấu vào mục lựa chọn lĩnh vực của yêu cầu
o Đính kèm minh chứng nếu có
Bước 4: Bấm “Ghi”.
Hình 18: Ví dụ đề nghị sửa / giải đáp thông tin
Ví dụ 17: Đề nghị cấp giấy gii thiệu sinh viên
Bước 1: Chọn mục “Menu/Quản lý yêu cầu/Tạo yêu cầu”.
Bước 2: Chọn mục “Giới thiệu sinh viên” từ menu bên trái.
Bước 3: Điền / xác định các thông tin:
o Tên cơ quan/ công ty được giới thiệu
o Lý do : Lý do giới thiệu (tới về việc gì).
Bước 4: Bấm “Ghi”.
Hình 19: Ví dụ đề nghị cấp giấy giới thiệu sinh viên
Ví dụ 18: Đề nghị cấp giấy Xác nhận để thuê nhà ở ký túc xá
Bước 1: Chọn mục “Menu/Quản lý yêu cầu/Tạo yêu cầu”.
Bước 2: Chọn mục “Xác nhận thue nhà KTX” từ menu bên trái.
Bước 3: Điền / xác định các thông tin:
o Chọn khu (Ký túc xá)
o Đơn nguyên (khu nhà) đề nghị thuê (theo đơn nguyên, tên gọi của từng
khu)
o Thời gian đề nghị thuê (từ ngày nào tới ngày nào)
o Đối tượng ưu tiên (nếu không thuộc diện ưu tiên ghi là không, nếu có ghi
loại ưu tiên, kèm minh chứng)
o Địa chỉ thường trú, điện thoại, email của sinh viên
o Địa chỉ liên hệ / báo tin với sinh viên
Bước 4: Bấm “Ghi”.
Hình 20: Ví dụ đề nghị Xác nhận để thuê nhà ở ký túc xá
Ví dụ 19: Đề nghị cấp giấy xác nhận điểm rèn luyện
Bước 1: Chọn mục “Menu/Quản lý yêu cầu/Tạo yêu cầu”.
Bước 2: Chọn mục “Xác nhận điểm rèn luyện” từ menu bên trái.
Bước 3: Điền / xác định các thông tin:
o Chương trình đào tạo
o Năm học (ví dụ 2021-2022)
o Lý do đề nghị cấp
Bước 4: Bấm “Ghi”.
Hình 21: Ví dụ đề nghị cấp giấy xác nhận điểm rèn luyện
Ví dụ 20 : Cập nhật hồ sơ
Một số thủ tục cần có dữ liệu bổ sung của sinh viên: thông tin về CCCC, ảnh thẻ,
ngày nhập học,…những thông tin đó sinh viên có thể cập nhật bởi chức năng này.
Bước 1: Chọn mục “Menu/Quản lý yêu cầu/Tạo yêu cầu”.
Bước 2: Chọn mục “Cập nhật hồ sơ” từ menu bên trái.
Bước 3: Điền / xác định các thông tin:
o Ngày nhập học
o Số CMND/CCCD, ngày cấp, nơi cấp
o Đối tượng thuộc diện nào? (miễn giảm học phí? Mồ côi?)
o Cập nhật ảnh hồ sơ (ảnh chân dụng jpg)
Bước 4: Bấm “Ghi”.
Hình 22: Ví dụ Cập nhật hồ sơ
4. Danh mục yêu cầu
Chức năng “Danh mục yêu cầu” trong “Menu/Quản lý yêu cầu/Xử lý yêu cầu” hỗ trợ
sinh viên theo dõi trạng thái chi tiết của yêu cầu. Giao diện “Danh mục yêu cầu” như
hình 4.1 dưới đây:
Hình 4.1: Giao diện “Danh mục yêu cầu”
Các thông tin chính trong giao diện này là:
- Mã: Mã số yêu cầu được tạo tự động.
- Sinh viên: Mã viên tạo yêu cầu.
- Loại yêu cầu: Loại yêu cầu được tạo theo danh sách yêu cầu.
- Yêu cầu: Chi tiết nội dung yêu cầu.
- Giấy tờ cần nộp: 3 trạng thái
Không: Sinh viên không cần nộp thêm giấy tờ nào.
Chưa nhận: Giấy tờ cần thiết đi kèm yêu cầu Sinh viên chưa nộp (Tham
chiếu: Loại 2: phụ lục 1, Quy trình xử lý yêu cầu sinh viên).
Đã nhận: Giấy tờ cần thiết đi kèm yêu cầu khi Sinh viên đã nộp đầy đủ.
- Tình trạng:
Đã tiếp nhận: Sinh viên đã gửi yêu cầu thành công, đợi chuyên viên xử lý.
Đã phân công: Yêu cầu đã được phân công đến từng phòng ban thích hợp để xử
lý.
Đang thực hiện: Yêu cầu đang được xử lý tại các phòng ban.
Đã xong: Yêu cầu đã được thực hiện xong. Khi yêu cầu chuyển sang trạng thái
này Sinh viên có thể đến Phòng Công tác sinh viên nhận các giấy tờ có đóng
dấu, xác nhận. (Nếu có).
Đã nhận: Dành cho các yêu cầu có trả các giấy tờ cần đóng dấu, xác nhận. (Tham
chiếu: Phụ lục 1, Loại 1, Loại 2, Quy trình xử lý yêu cầu sinh viên).
Hủy: Yêu cầu của Sinh viên không điền đầy đủ, chi tiết các thông tin cần thiết,
hoặc yêu cầu đó của Sinh viên không được chấp nhận.
- Lệ phí: Lệ phí đối với yêu cầu (nếu yêu cầu không thu phí thì giá trị cột này là 0).
- Nơi xử lý: Phòng, ban xử lý các yêu cầu của Sinh viên.
- Ngày tạo: Đây là thời gian tạo yêu cầu của Sinh viên.
- Ngày nhận: Đây là thời gian nhận kết quả yêu cầu của Sinh viên.
5. Tr lời kho sát
(nếu nhà trường có yêu cầu)
- Để thực hiện một khảo sát, sinh viên chọn: Menu / Quản lý yêu cầu / Thực hiện
khảo sát
- Nếu thời điểm này có chương trình khảo sát được mở, sinh viên sẽ thực hiện trả
lời các câu hỏi khảo sát trên bản khảo sat (như minh họa)
- Chọn câu trả lời của các câu hỏi
- Bấm ghi
Phụ lục 1: Quy trnh x lý yêu cầu Sinh viên
Các yêu cầu của sinh viên được chia làm 3 loại theo 3 quy trình xử lý cụ thể dưới đây.
Loại 1: Gồm với các yêu cầu mà sinh viên cần nhận lại kết quả (bản in). Khi yêu cầu
hoàn thành sinh viên phải đến phòng chức năng để nhận kết quả và nộp lệ phí (nếu nhà
trường / khoa có thu phí với yêu cầu này), nộp bản gốc của minh chứng sinh viên đã đính
kèm khi tạo yêu cầu.
o Cấp Giấy chứng nhận (sinh viên, học bổng, xin visa, tạm trú, hoãn nghĩa vụ
quân sự....)
o Cấp bảng điểm.
o Cấp giấy xác nhận để làm lại thẻ sinh viên.
o Cấp giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời.
o Cấp giấy xác nhận điểm rèn luyện
o Giấy giới thiệu sinh viên
o Quyết định Bảo lưu
o Quyết định tiếp tục học (sau bảo lưu)
o Quyết định thôi học
o Cấp Giấy đăng ký làm vé xe buýt
o Cấp giấy xác nhận xin trợ cấp xã hội
o Cấp giấy xác nhận để vay vốn ngân hàng
o Chuyển khóa học
- Quy trình:
Bước 1: Sinh viên tạo yêu cầu theo hướng dẫn mục 3.
Bước 2: Chuyên viên tiếp nhận thông tin yêu cầu của Sinh viên.
Bước 3: Chuyên viên xử lý yêu cầu của Sinh viên.
Bước 4: Sau khi Chuyên viên xử lý xong, chuyên viên chuyển trạng thái xử lý yêu
cầu thành “Đã xong”. Hoặc sinh viên có thể kiểm tra trạng thái yêu cầu của mình
trong chức năng “Danh mục yêu cầu”.
Bước 5: Sinh viên đến phòng “Công tác sinh viên” nhận kết quả, nộp lệ phí (nếu
có), nộp các minh chứng (bản gốc – nếu yêu cầu cần lưu hồ sơ) theo quy định.
Loại 2: Gồm các yêu cầu sinh viên không cần nhận bản in (chỉ nhận biết kết quả đã
được xử lý đồng ý hay không):
o Hoãn thi.
o Hoãn nộp học phí
o Phúc khảo bài thi
o Yêu cầu sửa / giải đáp thông tin
Quy trình:
Bước 1: Sinh viên tạo yêu cầu theo hướng dẫn mục 3.
Bước 2: Chuyên viên nhận n thông tin yêu cầu của Sinh viên.
Bước 3: Chuyên viên xử lý yêu cầu của Sinh viên.
Bước 5: Sau khi Chuyên viên xử lý xong, chuyển trạng thái xử lý yêu cầu (Đã xong
hoặc Hủy (kèm theo lý do hủy)).
Bước 6: Sinh viên kiểm tra trạng thái yêu cầu của mình trong chức năng “Danh
mục yêu cầu” ở mục 4.
Phụ lục 2: Thời gian gii quyết yêu cầu của sinh viên
Thời hạn để giải quyết mỗi yêu cầu: theo quy định của đơn vị đào tạo,
